fbpx

Privacy Statement

Privacy statement 

VitaMee B.V. is een professionele organisatie op het gebied van Arbodienstverlening (Verzuim&Preventie), (SMART) HR – advies en ondersteuning en Leiderschap en Team Ontwikkeling.  

Dit privacy statement gaat vooral in op onze diensten die voortkomen uit de Arbodienstverlening.  

Wij  voorzien onze  opdrachtgevers van een breed pakket kwalitatief hoogwaardige (Arbo)dienstverlening. Hiermee stelt VitaMee B.V. haar klanten in staat  het verzuim te beheersen, de arbeidsomstandigheden te optimaliseren en het welbevinden van de medewerkers te vergroten. Preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie vormen hierin één geheel.   

Verzuimbegeleiding is er op gericht om een spoedige en succesvolle hervatting in het eigen werk of  ander werk te realiseren. In haar dienstverlening streeft VitaMee B.V. naar een onpartijdige oordeelsvorming. VitaMee B.V. voldoet aan de eisen die de AVG stelt en handelt daar ook naar.     

Doel  verwerking  persoonsgegevens   

VitaMee B.V. verwerkt persoonsgegevens omdat zij daartoe wettelijk is verplicht op grond van de Arbeidsomstandhedenwet en de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst. Daarnaast is VitaMee B.V. verplicht de persoonsgegevens te verwerken op grond van contractuele verplichtingen met opdrachtgevers. VitaMee B.V. verwerkt enkel de persoonsgegevens die zij nodig heeft voor het uitvoeren van deze wettelijke- en contractuele verplichten, zoals het aanleggen van een dossier van iedere werknemer die zij begeleidt.  

Wij vragen de gegevens van een organisatie en de persoonsgegevens van haar medewerkers als  deze een dienstverleningsovereenkomst met VitaMee B.V. aangaat. Wij gebruiken deze gegevens om  maatwerk te leveren op het gebied van verzuimbegeleiding en de overige preventietaken. Wij gaan  zorgvuldig met uw gegevens om. De gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn  bestemd en worden niet aan derden ter beschikking gesteld.     

Beveiliging persoonsgegevens   

VitaMee B.V. zorgt voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met  de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het gaat te ver om deze alle op te sommen,  maar dit zijn de belangrijkste:   

Ons digitale verzuimsysteem is ISO 27001 gecertificeerd. Dit is de norm voor informatiebeveiliging in de wereld. Voor inzage in de dossiers moeten onze medewerkers inloggen via 2way-authenticatie. De  hoogste mate van veiligheid op dit onderwerp. De medewerkers van VitaMee B.V. zijn verantwoordelijk voor de juiste toepassing van deze regels. Iedereen binnen ons bedrijf heeft geheimhoudingsplicht. Wij laten periodiek alle door ons genomen beveiligingsmaatregelen checken  door een onafhankelijke externe organisatie.       

Bewaartermijn 

Persoonsgegevens die wij verwerken op grond van de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst bewaren wij tot 15 jaar na beëindiging van uw dienstverband bij uw werkgever of na beëindiging van de overeenkomst tussen uw werkgever en VitaMee. 

In sommige gevallen moeten wij uw persoonsgegevens langer of korter bewaren. VitaMee conformeert zich daarbij aan de algemene richtlijnen voor het bewaren en verwijderen van medische gegevens. 

Met inachtneming van de KNMG-richtlijnen gelden de volgende uitgangspunten bij het bewaren en verwijderen van medische gegevens: 

Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende een periode van 15 jaar nadat: 

  • U uit dienst bent getreden bij uw werkgever. 
  • Ons dienstverleningscontract met uw werkgever eindigt. 
  • U overlijdt.  

Indien sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen, bewaren wij uw persoonsgegevens, afhankelijk van de stof waaraan u bent blootgesteld en op grond van specifieke wet- en regelgeving, 40 jaar nadat u uit dienst bent getreden bij uw werkgever, of nadat ons dienstverleningscontract met uw werkgever is geëindigd, of nadat u bent overleden, of nadat de laatste mutatie in uw dossier is gedaan. In bijzondere omstandigheden, zoals blootstelling aan ioniserende straling conform het Besluit Stralingshygiëne (artikel 100), bewaren wij uw persoonsgegevens tot u de leeftijd van 75 heeft bereikt of zou hebben bereikt.  

Nadat u uit dienst bent getreden of nadat ons dienstverleningscontract met uw werkgever is geëindigd, kunnen wij een verzoek ontvangen om uw persoonsgegevens over te dragen aan uw nieuwe bedrijfsarts of arbodienst. In dat geval dragen wij uw persoonsgegevens die verband houden met lopende ziektegevallen over aan uw nieuwe bedrijfsarts of arbodienst, waarna wij deze gegevens niet langer bewaren. Persoonsgegevens die uitsluitend verband houden met afgesloten ziektegevallen bewaren wij gedurende de wettelijke termijn van 15 jaar of 40 jaar indien sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen, dan wel bij bijzondere omstandigheden zoals blootstelling aan ioniserende straling conform het Besluit Stralingshygiëne (artikel 100) tot de werknemer de leeftijd van 75 heeft bereikt of zou hebben bereikt  

In afwijking van de gevallen hierboven genoemd, bewaren wij uw persoonsgegevens langer indien de wet ons verplicht om uw gegevens langer te bewaren of indien het langer bewaren van uw persoonsgegevens voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener. Daarnaast kunnen wij met uw uitdrukkelijke toestemming uw persoonsgegevens gedurende een langere periode bewaren. 

  • De bewaartermijn voor aanstellingskeuringen is maximaal zes maanden.   
  • De bewaartermijn voor de gezondheidsverklaring rijbewijs is 15 jaar.  
  • De bewaartermijn voor Periodiek Medisch Onderzoek is 15 jaar (indien blootstelling aan gevaarlijke stoffen geldt een bewaartermijn van 40 jaar te rekenen vanaf einde blootstelling) 

Uw privacy rechten   

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 AVG) en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te  vragen (artikel 16, 17 AVG). Daarnaast heeft u recht op  beperking van verwerking (artikel 18 AVG) en het  recht op overdraagbaarheid (artikel 20 AVG).  Daarnaast heeft u de mogelijkheid om bezwaar te maken (artikel 21 AVG). Als u uw recht wilt uitoefenen, kunt u een schriftelijk en gespecificeerd verzoek doen. VitaMee B.V. behandelt uw verzoek binnen 4  weken.   

Mocht u een klacht hebben aangaande de privacy dan kunt u zich rechtsreeks melden bij het Autorisatie Persoonsgegevens.  

Bescherming van uw rechten   

Ter  bescherming van uw gegevens en rechten heeft VitaMee B.V. een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, zoals bedoeld in artikel 37 AVG. Onze FG is Nicole Roemaat. We  hebben ons beleid  vastgelegd in ons managementhandboek (ISO  9001:2015) en het privacyreglement. Dit reglement kunt u opvragen bij onze functionaris gegevensbescherming. 

U kunt uw verzoeken sturen aan:   

VitaMee B.V.   

KVK nummer: 57795517 

t.a.v.  mevrouw N. Roemaat 

Nobelstraat  9-01   

7131  PZ  Lichtenvoorde 

Info@vitamee.nl